helloCash es una solución de software TPV pensada para negocios locales de servicios y comercios minoristas. Nacida en Austria en 2016, helloCash se ha expandido rápidamente por los principales mercados europeos, incluyendo el español. Destaca por poseer una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, sus múltiples y potentes funcionalidades y su facilidad de uso. A día de hoy, helloCash ya es la opción favorita de más de 45.000 negocios en toda Europa.
¿Llevas meses, o incluso años, con el mismo proveedor de software y resulta que te han dicho que no van a adaptar la solución a VeriFactu? ¿Has notado que tu solución actual no tiene suficientes funcionalidades o no está a la altura de otras opciones del mercado? ¿Tu solución actual almacena los datos en tu ordenador y temes que se puedan perder (por ejemplo, porque se estropee el ordenador)?
Para el siguiente artículo, nos ha asesorado Anna Zalesak, CEO de helloCash, para orientarnos sobre el sector y explicarnos qué es lo más importante a tener en cuenta a la hora de elegir una solución de TPV para un centro de estética.
Qué tener en cuenta al elegir un software TPV para un centro de estética: Lo más importante
Dicho esto, veamos cuáles son los principales consejos de Anna para elegir un software TPV:
1. Funcionalidades y especialización
No todas las soluciones son iguales. Por ejemplo, un software pensado para restaurantes o tiendas de ropa no tiene las funcionalidades específicas que necesita un centro de estética o una peluquería. Es imprescindible que verifiques que el software disponga de las siguientes funcionalidades:
- Gestión de citas y calendario: Esta es la funcionalidad estrella. El software debe permitirte asignar servicios a profesionales específicas, gestionar múltiples cabinas, ver la disponibilidad en tiempo real de tu agenda.
- Reservas online: Idealmente, el software debería permitir a tus clientas agendar reservas online. Por ejemplo, mediante integraciones (fáciles) con otras herramientas o mediante las funcionalidades del propio software.
- CRM (fichas de cliente): Para cada clienta, necesitarás mantener un registro del historial de tratamientos, preferencias, alergias, notas sobre la piel, productos recomendados y fechas de próximas sesiones, entre otros.
- Gestión de stock: Es importante que el software actualice automáticamente su base de datos de existencias con cada entrada y con cada salida (con cada venta), que puedas saber cuánto tienes de cada cosa en todo momento. Además, algunas soluciones, como la de helloCash, permiten configurar alertas automáticas; el envío de notificaciones cuando los niveles de inventario bajen por debajo de los umbrales que se indiquen.
- Servicios y paquetes: Debes poder crear bonos de sesiones, paquetes combinados (por ejemplo, “limpieza facial + masaje”) y promociones especiales sin tener que hacer malabares con la calculadora.
2. ¿En la nube o en local?
Este es otro punto crucial. Las soluciones de TPV tradicionales se instalaban en un ordenador específico y ahí se quedaban. Si querías consultar algo desde otro dispositivo, no podías. Además, todos los datos se almacenaban en tu propio dispositivo. Si se extraviaba o le pasaba cualquier cosa, lo perdías todo.
Sin duda, lo ideal es elegir una solución que funcione completamente en la nube y que, a ser posible, no requiera de ningún tipo de instalación (al menos, no en ordenadores).
Con este tipo de soluciones, puedes acceder a la gestión y a la información de tu negocio desde cualquier dispositivo: tu ordenador, tablet o móvil. Lo reiteramos, toda la gestión e información están siempre centralizadas y son accesibles desde cualquier dispositivo.
Por ejemplo, con helloCash puedes revisar la agenda de citas desde tu casa, hacer un pedido de producto mientras viajas, o consultar las ventas del día desde tu teléfono. Además, todos los dispositivos en los que utilices el software estarán sincronizados entre ellos.
Otra ventaja adicional son las actualizaciones. Las actualizaciones son automáticas y, si tu ordenador se estropea, tus datos seguirán a salvo en la nube.
3. Facilidad de uso
Que sea el mejor TPV no sirve de nada si a ti y a tu equipo os cuesta utilizarlo porque es complicado. La curva de aprendizaje tiene que ser mínima. La experiencia de uso tiene que ser amigable y cómoda.
Pregúntate: ¿la interfaz es intuitiva? ¿Podría una empleada nueva registrar una venta sin recibir ningún tipo de explicación o entrenamiento?
Muchos proveedores ofrecen demos o períodos de prueba gratuitos. Aprovéchalos. Prueba a realizar las operaciones que haces a diario: registrar una cita, hacer una venta o buscar el historial de una clienta. Si cualquiera de estas acciones te frustra durante la prueba, imagina cómo será después de tres meses usándolo.
4. Fácil integración con terminales de pago
Cobrar con tarjeta ya no es opcional, es imprescindible.
Asegúrate de que el TPV que elijas sea fácilmente integrable con las marcas más importantes de terminales de pago (datáfonos).
No es necesario que sea compatible con todos (casi ningún software lo es), pero sí con al menos uno o más de los proveedores líderes del sector.
Algunos TPV tienen acuerdos con bancos o proveedores de terminales físicos, o incluso son ellos mismos los que se encargan del procesamiento de los pagos (es el caso de SumUp, Zettle o Worldline). Otros son más abiertos y te permiten usar el terminal que prefieras.
5. Informes y analítica
“Lo que no se mide, no se puede mejorar” es un mantra que debes tener grabado a fuego. El software que elijas debe permitirte generar informes sobre cuestiones como:
- Ventas por servicio: Qué tratamientos son los más demandados y cuáles no están funcionando.
- Ventas por profesional: Si tienes equipo, o incluso si colaboras con autónomos en tu salón, es bastante útil que cada venta pueda asignarse al profesional correspondiente que brindó el servicio.
- Análisis de stock: Qué productos se venden más, cuáles están parados, y cuál es tu margen real de beneficio.
- Flujo de caja: Cuánto entra, cuánto sale, y en qué momento del mes tienes más tensión de tesorería.
Los informes no tienen que ser complicados. De hecho, los mejores son los que de un vistazo te dan la información clave. Gráficos sencillos, datos comparativos mes a mes, y la posibilidad de exportar a Excel si quieres profundizar.
6. Por supuesto, que cumpla con VeriFactu
Por último pero no menos importante (de hecho, es el factor a tener en cuenta más importante de todos), el software que elijas debe cumplir con VeriFactu.
Cumplir con VeriFactu significa que:
- Requisitos técnicos: Debe cumplir con todos los requisitos de funcionamiento técnico especificados en la ley.
- Homologación: El software debe estar homologado por un tercero autorizado, que certifique que cumple con todos los requisitos introducidos en la normativa.
Pero, ¿cómo puedo saber que, efectivamente, cumple con VeriFactu?
Consulta la web del proveedor o ponte en contacto con él y pregunta directamente.
Opciones destacadas en el mercado español: 5 opciones de software TPV para centros de estética
A grosso modo, algunas de las opciones de software TPV para centros de estética que más nos gustan del mercado español son las siguientes:
- helloCash: Es nuestro propio software, así que, por supuesto, es nuestra opción favorita. helloCash estaba inicialmente diseñado para peluquerías y centros de estética, y con el tiempo lo ampliamos para cubrir las necesidades de otros tipos de negocios. Creemos que es una opción interesante por sus funcionalidades, su competitiva estructura de precios y su facilidad de uso.
- TPV 123: Es otra opción muy interesante del mercado español. Aunque no nos gusta que requiera descarga (como hemos comentado antes, consideramos que las opciones que operan 100% en la nube son más flexibles), es una solución bastante completa.
- Booksy: Disponen de una solución de gestión para negocios de belleza. Aunque el precio puede ser bastante más elevado que el de otras opciones, nos parece un software bastante completo.
- Flowww: Está más enfocado a los centros de medicina estética. Es una de las opciones más caras, pero también más potentes.
Cada uno tiene sus pros y contras. La clave es que valores cuál se ajusta mejor a tu tamaño, tu presupuesto, y sobre todo, a tu forma de trabajar.
