Cómo ser gestora y no esclava de tu centro

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¿Sientes que vas a tope, y que con el trabajo que tienes en el centro ya no te da ni para subir una historia a Instagram? Además de mucho trabajo –que seguro que tienes– es posible que también tengas algunos errores de gestión de tu tiempo laboral o de la organización de las labores en tu centro. Aquí tienes 5 trucos que quizá te ayuden.

Por Marta Echegoyen

En mi día a día hablo con muchas de vosotras y siempre suelo escuchar el mismo tipo de frase: “voy a tope”, “no llego a todo”, “no tengo tiempo para eso”… El trabajo de un centro de estética es precioso, pero, a la vez, muy duro si no está bien gestionado. Jornadas laborales de 12 horas y la sensación de necesitar siempre más para poder seguir adelante hacen que muchas veces nos sintamos ahogadas, convirtiendo nuestra maravillosa profesión en una gran condena.

Hoy quiero regalarte una bocanada de aire con 5 tips para la gestión de un centro de belleza que te permitirán tener el control de la situación y un punto de vista más global del que, si te sientes identificada con el párrafo anterior, puedes llegar a ver ahora. Estos trucos son válidos tanto para centros pequeños, en los que solo haya una profesional trabajando, como para grandes centros con mucho personal; y es que la gestión es necesaria en todas las escalas de negocio posibles.

⓵ Tu tiempo de gestión vale más que el de cabina

Algo que me suelo encontrar es que no se dedica tiempo a planificar, a crear una estrategia y a analizar lo que está ocurriendo en el empresa. Sé que es algo que al principio cuesta, pero es necesario dedicar horas a analizar la situación actual de tu negocio para poder crear una estrategia –ya sea de comunicación, promocional u organizativa– que te permita crecer. Un gran ejemplo son las redes sociales.

Cuando no dedicas tiempo a trabajar tu imagen digital, ante el público online ocurren dos cosas: por un lado, estás dando una idea de tu negocio que seguramente no se corresponda con lo que quieres transmitir, por lo tanto, tu cliente objetivo nunca se va a detener a consumir tu contenido. Y, por otro lado, estás perdiendo ventas, ya que un canal online bien trabajado está abierto 24 horas y produce mientras tú estás descansando. Así que recuerda: tus horas son más productivas generando nuevas oportunidades de negocio que metida en una cabina 12 horas al día.

Estos trucos son válidos tanto para centros pequeños, con una sola profesional trabajando, como para grandes centros con mucho personal: la buena gestión es necesaria en todas las escalas de negocio

Apps de programación para redes

Siguiendo el hilo de las redes sociales, algo que me parece imprescindible en un negocio hoy en día –y no admito ningún tipo de discusión ante ello– son las aplicaciones para programar publicaciones. Estas aplicaciones te permitirán organizar semanas de contenido sin necesidad de tener que hacerlo al día. No solamente podemos programar posts, también historias diarias. Algunas de estas apps son:

  • Meta Business Suite. Es una herramienta que centraliza en un mismo espacio Facebook e Instagram (pertenece a la misma empresa), así como sus aplicaciones de mensajería, y que te permite programar tanto publicaciones en el muro como historias de ambas redes sociales. Es totalmente gratuito, aunque algo más complejo de programar que el resto.
  • Hootsuite. Permite gestionar múltiples plataformas (Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn…) desde un mismo escritorio, pero su versión gratuita es más limitada: solo permite gestionar 2 perfiles y programar 5 publicaciones al mes.
  • Planoly. Es una de las herramientas más completas para gestionar Instagram, y tiene un diseño sencillo. Puedes hacer borradores de tus publicaciones, crear notas e incluso tener clasificados los grupos de hashtags, evitando tener que escribirlos todos cada vez. También cuenta con versión gratuita.
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⓷ Whatsapp Business

La aplicación de mensajería cuenta con una versión business que podrás descargar desde la App Store o Play Store de tu dispositivo móvil. Esta versión para negocios de Whatsapp te permitirá tener información accesible a tus clientes, como tu horario comercial o un desglose de los productos y servicios que ofreces. Aparte de esto, tiene dos opciones necesarias para liberar tu tiempo ante el teléfono:

  • Respuestas rápidas. Esta opción te permite crear atajos; es decir, palabras clave que, al escribirlas, desarrollan un mensaje que hayas memorizado previamente. Esto te servirá para responder rápidamente a preguntas que suelen hacerte a menudo sin necesidad de escribir mucho. Puedes configurar hasta 50 mensajes; y crear 3 atajos de hasta 25 caracteres para cada uno. Cada atajo tiene que empezar por el símbolo /. Por ejemplo, podrías poner como atajos /horario y /hora si lo que quieres escribir es: “Nuestro horario es de 10 a 19 h. ¿A qué hora te viene mejor venir?”.
  • Mensajes de ausencia o respuesta automática. Puedes preconfigurar mensajes para que salten como respuesta automática en las horas o días que elijas. Por ejemplo, si alguien escribe al whatsapp del centro mientras permanece cerrado, automáticamente le puede llegar una respuesta que le informe de los horarios de atención y de tu próximo contacto para resolver sus dudas.

⓸ Gestión de agenda virtual

Sé que es un cambio importante, pero estoy convencida de que es el futuro. Existen diferentes plataformas de gestión que permiten a tu cliente coger cita de forma online. Esto representa un gran ahorro de tiempo, ya que este elige las horas que más le convienen y reserva una hora sin necesidad de que hagas nada. Para ello son fundamentales dos cosas: por un lado, que tu agenda siempre esté actualizada con las citas que se hayan cogido en el
centro y, en segundo lugar, que el cliente realice el pago en la misma app para finalizar la reserva. Esto es muy importante, ya que si no hay pago, no hay compromiso, y esto se puede convertir en un arma de doble filo, haciéndote perder horas en vez de ganarlas.

Mi consejo es que trabajes bien tu política de cancelaciones. Si consigues que todos tus clientes paguen por adelantado y reserven sus citas online tendrás un negocio abierto las 24 horas, sin pérdidas por cancelación y destinando este tiempo a otras acciones.

Cuando no dedicas tiempo a trabajar tu imagen digital estás perdiendo ventas, ya que un canal online bien trabajado está abierto 24 horas y produce mientras tú descansas

⓹ No puedes ser imprescindible

Otra de las frases que más escucho es: “esta clienta la tengo que hacer yo porque es una clienta muy especial”. ¡Error! Si esto te ocurre es porque tu personal no está bien formado y no es capaz de seguir tus protocolos y formas de diagnosticar. ¿Está realmente tu personal bien formado? ¿Tiene el conocimiento suficiente para la venta de los productos que ofreces en el centro? ¿Existe un protocolo de actuación para antes, durante y después del tratamiento? Si la respuesta es no, necesitas formar más a tu personal para no ser imprescindible y esclava de tu centro. Muchas veces nosotras mismas nos limitamos en este sentido; tenemos un gran equipo y debemos confiar en él. Si tu equipo no te da confianza, si no responde a los valores de tu negocio, debes cambiarlo o formarlo para llegar a la excelencia que buscas.

En el caso de estar sola y tener colaboradores, debes tratarlos como parte de tu equipo, porque también deben transmitir los valores y la forma de trabajar de tu centro. Para ello deben estar formados, tanto con tus marcas de cosmética como de tus protocolos de actuación y comerciales.

Estos tips son pequeños pasos hacia el crecimiento de un negocio. Has llegado hasta aquí, has conseguido sobrevivir a crisis y pandemias mundiales; ¿te vas a conformar con sobrevivir o quieres crecer, ganar calidad laboral y superar objetivos? Únicamente es cuestión de analizar, marcar metas y llevar a cabo una buena estrategia para llegar a ello. Y para esto, solo necesitas priorizar y organizar tu tiempo.

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